Menu
< Vorherige LebensweltNächste Lebenswelt >

Mit E-Mails beruflich und privat sicher kommunizieren

Wenn Sie an Kommunikation im Netz denken, kommt Ihnen sicherlich zuallererst die E-Mail in den Sinn. Kein Wunder, ist sie doch eine der ältesten Formen der Onlinekommunikation. Die Mail ist, einfach gesprochen, eine briefähnliche Nachricht, die auf elektronischem Weg in Computernetzen übertragen wird. 

Eine E-Mail besteht stets aus verschiedenen Elementen: Zunächst müssen Sie sich klar darüber werden, an wen Sie die Nachricht verschicken wollen. Dafür brauchen Sie – analog zum Brief – eine Adresse. Diese können Sie in einem digitalen Adressbuch speichern und verwalten. Wenn Sie beispielsweise zu einer Party einladen, können Sie auch eine Nachricht gleichzeitig an eine Gruppe von Personen verschicken.

E-Mail-Adressen von Personen, die nicht direkt adressiert sind, aber trotzdem über die Kommunikation mit dem Empfänger oder der Empfängerin in Kenntnis gesetzt werden sollen, setzen Sie in die Zeile CC Ihres E-Mail-Programms.

Wenn Sie nicht möchten, dass die Empfänger/-innen alle Adressen sehen, die Sie angeschrieben haben, können Sie mit verdeckten Empfängerlisten arbeiten, indem Sie die Mailadressen in das BCC-Feld einfügen.

Jede Mail sollte einen aussagekräftigen Betreff haben wie „Einladung zum 50. Geburtstag“. Dieser ist wichtig, damit der oder die Adressierten sofort wissen, um was es geht. Der Inhalt entspricht in etwa einem Brief. Begleitend dazu lassen sich zudem noch Dateien beliebiger Art, beispielsweise Dokumente, Fotos und Videos, versenden. Diese werden als Anhang bezeichnet. Jedoch gibt es pro E-Mail ein Limit für eine bestimmte Dateigröße. Wer die Dateigröße überschreitet, bekommt eine entsprechende Fehlermeldung und kann die Mail nicht versenden. Zum Teilen oder Versenden großer Dateien können stattdessen unter Umständen Cloud-Speicher hilfreich sein.

Beim Einrichten Ihres E-Mail-Accounts sollten Sie einige grundsätzliche Sicherheitsvorkehrungen treffen. In allen Fällen ist ein starkes Passwort ein grundlegender Schutz. Zudem ist es sehr wichtig, für jedes Konto ein eigenes zu erstellen (Einrichtung sicherer Passwörter).Nutzen Sie wenn möglich eine Zwei-Faktor-Authentisierung. Das bedeutet, dass Sie sich neben dem Login mittels Benutzerkennung und Passwort mit einem weiteren Faktor identifizieren. Es handelt sich dabei beispielsweise um einen Zahlencode, den Ihnen Ihr E-Mail-Account-Anbieter per SMS zusendet. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie Ihren E-Mail-Account nutzen, um sich bei anderen Onlinediensten wie Onlineshops oder sozialen Netzwerken zu registrieren. Denn haben Cyberkriminelle Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto, können diese sich darüber die Passwörter von anderen Diensten zurücksetzen lassen und erhalten somit Zugriff darauf.

Auch empfiehlt es sich, eine Transportverschlüsselung einzurichten – bei vielen E-Mail-Anbietern mittlerweile eine Standardeinstellung. E-Mails mit sensiblen Inhalten sollten außerdem von der versendenden Person mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung versehen werden. Die E-Mail kann dann nur von dem Empfänger oder der Empfängerin persönlich mit einem individuellen privaten Schlüssel entschlüsselt werden (Nachrichten verschlüsseln).

Sie können unter zahlreichen E-Mail-Anbietern auswählen, um sich ein Postfach mit einer dazugehörigen Adresse einzurichten. Um anschließend Nachrichten schreiben, empfangen oder lesen zu können, gibt es mehrere Wege: Sie können sich auf der Seite Ihres Anbieters über den Browser anmelden oder Sie installieren ein E-Mail-Programm auf Ihrem PC oder eine App auf Ihrem Mobilgerät.

Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Angebote. Bei der Auswahl sollten Sie abwägen: Viele E-Mail-Anbieter finanzieren sich durch Werbung. In der Regel werden dabei auch Nutzerdaten verwendet. Vergleichen Sie daher die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und Datenschutzerklärungen der Anbieter. Bei der Auswahl können Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Werden personenbezogene Daten erhoben?
  • Wenn ja, wie werden diese Daten verwendet oder werden sie gar weitergeleitet?
  • Wird eine Verschlüsselung angeboten?
  • Ist eine Zwei-Faktor-Authentisierung möglich?
  • Räumt sich der Anbieter das Recht ein, auf den Inhalt Ihrer E-Mail zuzugreifen?

Wer einen E-Mail-Account hat, macht in den meisten Fällen Erfahrungen mit Spam, also unerwünschten oder sogar betrügerischen E-Mails. Diese können unbekannte Links und Anhänge enthalten, die Schadprogramme mit sich führen oder auf gefälschte Webseiten hinleiten, auf denen Sie vielleicht aufgefordert werden, sensible Daten, zum Beispiel Passwörter, einzutragen – was Sie auf keinen Fall tun sollten. Bei solchen Betrugsversuchen spricht man von Phishing (Sicher digital kommunizieren, Schadprogramme, Onlinebetrug).

Linktipps:

Übung

Lernziel: Nutzen Sie anlassbezogen E-Mails, um in Kontakt zu bleiben. Prüfen Sie die Angebote.

Für die Einzelarbeit:

  • In welchen Kontexten benutzen Sie bereits eine E-Mail-Adresse? Welche Angelegenheiten klären Sie per E-Mail?
  • Warum gibt es kostenfreie und kostenpflichtige E-Mail-Angebote im Netz? Was unterscheidet die Dienste? Prüfen Sie zur Klärung der Fragen den Funktionsumfang der Angebote im Netz. Achten Sie dabei darauf, bei welchen Anbietern in E-Mails Werbung anzeigt wird, wie groß der Speicherplatz ist, wie groß Dateianhänge sein dürfen und welche weiteren Gründe es gibt, einen kostenpflichtigen Anbieter zu wählen.
  • Spielen Sie das Spiel „Spam-Detektiv“ in den Übungsblättern zur Handreichung #3 des Digital-Kompasses. Diese finden Sie in der Linkliste.

Für Schulungsgruppen:

  • Fragen Sie in die Gruppe: Zu welchen Anlässen oder Zwecken nutzen Sie E-Mails? Erstellen Sie gemeinsam eine Liste. Klären Sie dabei auch, wann eine Kommunikation per E-Mail nicht sinnvoll ist und zu welchen Anlässen oder Zwecken andere Kommunikationsmittel wie zum Beispiel Telefon oder Chat sinnvoller erscheinen.
  • Wie bewahren Sie E-Mail-Adressen von Bekannten, Freund/-innen und Familienmitgliedern auf? Auf Papier? Im Adressverzeichnis Ihres E-Mail-Anbieters? In den Kontakten Ihres Handys? Diskutieren Sie in der großen Runde, welche Möglichkeit die sicherste ist.

Nächste Station >